Ať se nám to líbí nebo ne, den má stále jen 24 hodin. Pro zvládnutí všech (nejen) pracovních povinností je proto nezbytné naučit se efektivně hospodařit s časem. Tuto náročnou disciplínu nazýváme:
TIME MANAGEMENT
Možná vás to překvapí, ale umění dokonalého time managementu je běh na dlouhou trať. Ze dne na den se z vás sice nestane mistr v oboru, ale postupným zaváděním jednotlivých kroků se naučíte, jak mít svůj den pod kontrolou.
Existuje mnoho strategií “Jak na to”, které lze využít. Žádná ale není dokonalá.
Vždy záleží na mnoha dalších okolnostech, které mohou plánování ovlivnit.
Co je to time management
Nejprve si pojďme ujasnit, co to vlastně ten time management je. Time management je proces, který využíváme k maximalizaci produktivity. Díky stanovení cílů, organizaci a plánování, jak rozdělit svůj čas do smysluplných bloků, směřujeme ke zvýšení výkonu a současně i snižování stresu.
K čemu je to dobré
Dobře zvládnutý time management vám umožní zvýšit pracovní výkon, omezit dobu prokrastinace, snížit hladinu stresu a maximalizovat rovnováhu mezi pracovním a osobním životem, díky většímu množství volného času.
Jak na efektivní organizaci času
Obyčejný "to do list" ke zvýšení výkonu nestačí. Připravili jsme 10 tipů,
které vám pomohou zorganizovat si správně svůj čas.
1. Stanovte si SMART cíle
Jasně si definujte,
čeho chcete dosáhnout.
Čím více specifické a měřitelné vaše cíle budou, tím lépe se vám jich podaří dosáhnout.
- Pro úspěšné dosažení cíle je důležité jeho jasná definice a časová ohraničenost.
- Vzdálené cíle je dobré rozložit na několik menších, dostupnějších cílů.
| S | Specific – konkrétní |
| M | Measurable – měřitelný |
| A | Achievable – dosažitelný |
| R | Realistic – realistický |
| T | Time-bound – ohraničený v čase |
2. Analyzujte svůj čas
Prioritizujte úkoly podle důležitosti a naléhavosti.
Vytvořte seznam úkolů, které je nutné splnit (včetně časového odhadu pro jejich splnění) a rozdělte je na menší, lépe zvládnutelné kroky.
3. Vytvořte si podrobný plán
Určete, co budete dělat každý den, týden, měsíc, abyste snadněji dosáhli svého cíle.
- Zahrňte do plánu i termíny a milníky.
- Nezapomeňte si vyhradit dostatek času na každý úkol a zahrnout do plánu i přestávky.
Aplikace pro správu úkolů používejte se rozvahou
- Před výběrem aplikace si ujasněte, co od ní očekáváte a pokud možno si pro kompletní správu vyberte pouze jednu.
- Používání více aplikací najednou, vám může zkomplikovat sledování úkolů a vést k duplicitám.
- Pokud se příliš spoléháte na aplikace pro správu úkolů, můžete zapomenout na důležité detaily nebo ztratit přehled o svých úkolech. Je důležité si uvědomit, že aplikace jsou nástroje, které vám mají pomáhat, ale nenahrazují vaše vlastní myšlení a organizaci.
4. Využijte Time blocking
Osvojte si techniku pomodoro
- Vyčleňte si v kalendáři specifické časové bloky pro práci na jednotlivých úkolech.
- Mezi jednotlivými bloky si naplánujte pravidelné přestávky.
To vám pomůže soustředit se na jeden úkol najednou a vyhnout se rozptylování.
Jak technika Pomodoro funguje:
- Připravte si vše potřebné:
Vyberte si úkol, na kterém chcete pracovat, a ujistěte se, že máte po ruce vše, co budete potřebovat. - Nastavte si časovač na 25 minut:
To je váš "pomodoro". Během této doby se plně soustředte na práci a nenechte se ničím rušit. - Pracujte soustředěně:
Ignorujte všechny rušivé elementy a věnujte se úkolu naplno. - Po 25 minutách si dejte 5 minutovou přestávku:
Vstaňte, protáhněte se, jděte na toaletu nebo si dejte šálek čaje. - Po 4 pomodoro cyklech si dejte delší přestávku: 20-30 minut.
5. Naučte se
říkat "ne"
Velmi důležitým aspektem plánování je uvědomění si svých možností.
Jednoduše řečeno “čas není nafukovací a rozkrájet se také nelze”. Přemíra úkolů, které si na svá bedra naložíte, může postupem času přerůst dokonce až k syndromu vyhoření.
Nesnažit se vyhovět všem není snadné, ale přesto velice důležité pro mentální zdraví.
Naučit se říkat "ne"
vám pomůže:
- Získat kontrolu nad svým časem
- Snížit stres a úzkost
- Zvýšit produktivitu své práce
- Chránit své hranice
- Získat respekt
6. Delegujte
Velmi důležitým aspektem plánování je uvědomění si svých možností.
Naučte se svěřovat úkoly druhým a využívat externí pomoc, pokud je to možné. To vám uvolní čas na to, abyste se mohli věnovat důležitějším úkolům.
Kdy je delegování vhodné:
- Nemáte dostatek času na dokončení úkolu.
- Úkol je pro vás nudný nebo frustrující.
- Někdo jiný má pro daný úkol dovednosti a zkušenosti, které vám chybí.
- Chcete si uvolnit čas na strategické úkoly.
Jak správně delegovat?
- Vyberte vhodný úkol k delegování
- Jasně ho definujte
- Vyberte správného člověka
pro jeho splnění - Delegujte také zodpovědnost
za splnění úkolu - Komunikujte a sledujte pokrok
- Oceňte úspěšné splění úkolu
7. Eliminujte rušivé elementy
Hledejte možnosti,
jak se vyhnout rozptýlení.
Plné soustředění je k úspěšnému plnění stavoveného časového plánu naprosto klíčové.
- Na krátké úkoly, které jsou "hned hotové" si proto vyčleňte čas extra a nezabývejte se jimi mezi naplánovanými velkými úkoly.
- Vypněte notifikace na telefonu a počítači, zavřete zbytečné záložky v prohlížeči.
- Najděte si klidné místo na práci.
- Pracujte brzy ráno, než se kancelář zaplní.
- Posuňte si obědovou pauzu a využijte tak hodinu klidu, kdy všichni zmizí.
8. Zatočte s prokrastinací
Odkládání úkolů na později je běžný problém, který trápí mnoho lidí.
Může vést ke stresu, úzkosti, zmeškaným termínům a celkově nižší produktivitě. Naštěstí existuje mnoho strategií a technik, které vám pomohou s prokrastinací bojovat a dosahovat vašich cílů.
- Rozložte si náročné a nepříjemné pracovní výzvy do mnohem menších a snadno zvládnutelných úkolů.
- Nenechávejte si náročné úkoly až na konec svého "to do listu". Naopak, řešte je vždy jako první.
- Předcházejte nakupení úkolů. Vyřešte úkol hned, jakmile na něj budete mít čas.
Buďte k sobě shovívaví:
- Prokrastinace je běžný problém a nikdo není dokonalý. Pokud se prokrastinujete, nebuďte k sobě příliš kritičtí. Místo toho se zaměřte na to, abyste se z toho poučili a příště to zkusili lépe.
9. Pravidelně vyhodnocujte
V případě potřeby proveďte úpravy svého režimu.
Pravidelně si kontrolujte svůj pokrok a vyhodnocujte, zda váš time management systém funguje.
- Zhodnoťte, zda jsou vaše cíle SMART
Pokud ne, upravte je tak, aby byly. - Analýzujte svou strategii
Zhodnoťte, zda vaše strategie time managementu fungují efektivně. - Identifikujte oblasti pro zlepšení
Na základě vašeho vyhodnocení identifikujte oblasti, ve kterých byste se mohli zlepšit. - Vytvořte plán akce
Sestavte plán, jak budete řešit oblasti vhodné pro zlepšení.
10. Pečujte o sebe
Nezapomeňte na péči o sebe!
Dostatek spánku, zdravá strava a pravidelné cvičení vám pomohou mít více energie a cítit se lépe. To vám umožní udělat více práce a dosahovat vašich cílů.
Péče o sebe vám pomůže:
- zvládat stres a úzkost,
které mohou negativně ovlivnit vaši produktivitu - uvolnit mysl a podpořit kreativitu,
která je nezbytná pro řešení problémů a dosahování inovativních řešení - být odolnější vůči stresu a náročným situacím,
které se v životě mohou objevit
Baví vás naše články ze života?
Přihlaste se k odběru našich novinek a žádný už vám neunikne
Jednotlivé úkony si přizpůsobte na míru
-
Hlavní roli při organizaci času hraje denní rytmus
Těžko můžete po “sově” vyžadovat plný výkon v brzkých ranních hodinách. Nesnažte se bránit svému přirozenému rytmu, naopak - využijte ho ve svůj prospěch. Rozplánujte si úkoly dle své denní aktivity. -
Time management přizpůsobený ženskému tělu
Ženy narozdíl od svých mužských protějšků nefungují lineárně. Výkon ženy kolísá v závislosti na fázi menstruačního cyklu. Pro maximální výkon je nutné biologický rytmus těla zohlednit.
Méně je někdy více - zkraťte to
- Buďte k sobě upřímní a realističtí. Vytvářejte si takové seznamy úkolů, které lze opravdu zvládnout.
- Nezahlcujte se dlouhými seznamy, které vás od práce na jednotlivých úkolech odradí ještě dříve, než se do něčeho pustíte.
Osvědčenou technikou jsou wishlisty “na potom” úkoly, které lze dokončit v budoucnu, ale nyní nemají prioritu. Takový seznam je zcela oddělen oddělen od úkolů, které je nutné dodělat co nejdříve a jeho čas přichází v době, kdy jsou plánované věci dokončeny.
Zavádějte změny postupně
Určitě to znáte - pro něco se nadchnete tak moc, že to chcete vše najednou a ideálně hned. Ruku na srdce, jak dopadlo vaše poslední snažení se o (doplňte cokoliv)?
- Postupujte krok po kroku a od malých změn se postupně propracujte k těm větším.
- Vyčleňte si čas na tvorbu denního/týdenního/měsíčního rozvrhu.
- Buďte důslední a řiďte se svými novými seznamy úkolů.
Shrnutí
Nezapomeňte, že efektivní time management je cesta, ne cíl. Je důležité být k sobě trpěliví a dělat malé krůčky. S trochou snahy a vytrvalosti se vám podaří dosáhnout vašich cílů a zavést nové postupy do své běžné denní rutiny.
- Buďte k sobě upřímní a realističtí
- Nebičujte se za neúspěchy, ale snažte se z nich vždy poučit
- Naučte se říkat "ne"
- Delegujte svou práci pokud je to možné
- Pečujte o sebe pravidlně
Máte toho moc?
Delegujte svou práci na nás.
Kontaktujte nás
Rádi vám s ní pomůžeme.
Zdroje:
aplikaceprace.cz
cyklickazena.cz
freshstart.cz
csas.cz
skolapsychologie.cz
forbes.cz